Un déjeuner avec un client, un billet d’avion pour prospecter à l’étranger, une nuit d’hôtel sur place, un plein de carburant ou un ticket de péage? De nombreux frais engagés dans le cadre de votre activité de gestion peuvent vous être remboursés à condition qu’ils soient correctement justifiés et engagés dans le but de satisfaire aux besoins de l’entreprise.
L’administration fiscale effectue régulièrement des contrôles et c’est d’ailleurs ce qui est la cause des principaux redressements. En cas de doute, prenez le temps de consulter nos experts avant de vous rembourser directement des sommes. Celui-ci pourra vérifier si vos frais entrent bien dans le cadre défini par les articles 62 et 80 ter du CGI.
A ce jour, il n’existe pas de liste officielle des frais que peuvent se rembourser les dirigeants mais ces frais ne sont pas imposables quand ils sont remboursés au réel. Quoi qu’il en soit, ils doivent être engagés dans l’intérêt de la société, justifiés par des factures et proportionnés par rapport à la capacité financière de l’entreprise.
- Les frais de déplacement
Ceux-ci sont logiquement remboursés lorsqu’ils correspondent à un déplacement professionnel. Les frais engagés pour les déplacements « domicile-lieu de travail » ne sont donc pas remboursables. Seront pris en charge les frais de transports à proprement dits à savoir :
- Indemnités kilométriques ou tickets de carburant
- Frais de péage et parcmètres
- Billets et titres de transport
- Frais de repas et d’hébergement sur place
Attention, le remboursement de plus de 15 000 km d’indemnités kilométriques par an, entraîne la prise en compte du véhicule de tourisme personnel du dirigeant pour le calcul de la TVTS.
Les dépenses engagées pour le compte de la société en création
En phase de création, il est courant que le dirigeant engage personnellement des frais pour constituer la société : fournitures, annonce légale, frais d’immatriculation, honoraires de conseil… Pour que ceux-ci soient remboursables, ils doivent respecter trois conditions :
- La dépense doit être engagée dans l’intérêt de l’activité professionnelle
- Une facture doit être établie au nom de la future société
- Les dépenses sont mentionnées dans les statuts à l’article « Actes accomplis avant la création »
Les cadeaux d’affaires
La plupart des cadeaux offerts aux clients ou prospects dans le cadre d’une relation commerciale peuvent être remboursés au dirigeant lorsqu’il avance les frais. Toutefois pour que la dépense soit déductible du résultat fiscal de l’entreprise, elle doit respecter les conditions suivantes :
- Etre offerts dans l’intérêt de l’entreprise
- Ne pas avoir une valeur excessive
Les frais de réception et de repas
Les frais de réception et de repas sont déductibles s’ils sont engagés dans l’intérêt de la société et justifiés par une facture, notamment pour le développement et la fidélisation de la clientèle. Toutefois, leur déduction est limitée et son montant est évalué tous les ans :
- Plafond à 18,60 € (base 2018).
- Plancher correspondant au coût d’un repas pris au domicile (4,80 € pour 2018).
En conséquence, la part fiscalement déductible pour chaque repas est au maximum de 18,60 – 4,80 = 13,80 € (pour 2018)
Le dirigeant se doit d’être rigoureux dans sa gestion des justificatifs car il convient de mentionner, au dos de la facture, les noms, les fonctions et les sociétés des personnes qui ont participé à la réception ou au repas.
Seuls les gérants d’EURL ou entrepreneurs individuels peuvent déduire leurs frais de repas personnel pris sur le lieu de travail de leur résultat. Et seulement si les frais de repas sont dûment justifiés et si les conditions d’exercice (horaires d’ouverture et fermeture de l’entreprise, distance domicile-travail) ne permettent pas à l’entrepreneur de rentrer déjeuner chez lui.
Les frais de formation du dirigeant
Comme pour un salarié, la formation du dirigeant peut être entièrement prise en charge par la société si les formations sont dispensées par un organisme agréé. Elle ouvre également droit à un crédit d’impôt spécifique, sauf pour le régime micro, si elle entre dans le champ d’application des dispositions concernant la formation professionnelle continue.
Le montant du crédit d’impôt formation est égal au nombre d’heures de formation suivies par le dirigeant, multiplié par le taux horaire du SMIC au 31 décembre de l’année au titre de laquelle est calculé ce crédit d’impôt.
Le crédit d’impôt ainsi calculé est plafonné à 40 heures de formation par dirigeant et par année civile. Il est calculé au titre de l’année civile, quelle que soit la date de clôture ou la durée de l’exercice.
Pour bénéficier du crédit d’impôt, les sociétés doivent remplir une déclaration spéciale (n° 2079-FCE-SD) à joindre à leur déclaration annuelle de résultat.
Les charges locatives
Si vous exercez votre activité professionnelle à votre domicile, vous pouvez faire prendre en charge une partie du loyer par la société, ainsi qu’une partie des charges (électricité, eau, téléphone, Internet). Vous devez pour se faire déterminer la quote-part correspondant à votre utilisation professionnelle du logement. La solution la plus simple et la plus sûre, c’est de tout simplement demander à votre expert-comptable d’estimer les frais que peut vous rembourser la société.
Tout d’abord, sachez que votre entreprise ne peut pas prendre en charge une partie de votre loyer sans avoir un bail de location ou sous-location. Dans le cas d’une sous-location, vous devez donc obtenir l’accord du bailleur.
Si vous êtes en société, faire passer une partie de votre loyer dans la comptabilité de l’entreprise ne présente aucun intérêt, pire cela risque d’augmenter vos impôts. Si vous décidez de sous-louer une partie de votre domicile, vous allez devoir déclarer dans vos revenus personnels le loyer perçu au titre de la sous-location. Or, votre loyer n’étant pas déductible de vos revenus, vous serez imposé sur le revenu d’un côté, sans pouvoir déduire la charge de l’autre. Cela ne présente donc aucun intérêt sauf si votre société paye de l’impôt sur les sociétés (IS) et que vous n’êtes pas imposable.
Si vous êtes en entreprise individuelle, c’est possible puisque le fisc admet qu’une partie de votre loyer puisse être directement pris en charge par votre entreprise, sans que vous n’ayez obligatoirement à vous verser un loyer au titre de la sous-location. Il vous suffit alors de donner à votre comptable vos quittances de loyer pour qu’il en comptabilise une partie (entre 20% et 50% selon la surface que vous occupez à titre professionnel) pour la déduire de votre bénéfice professionnel imposable. Pour faciliter le suivi des loyers, il est néanmoins préférable d’effectuer un transfert de fonds correspondant à la quote-part de loyer prise en charge à titre professionnel.
Les sommes versées en exécution d’une caution bancaire
Il est courant pour un dirigeant de s’engager personnellement en tant que caution lorsque la société souscrit un emprunt bancaire. S’il est amené à verser la caution, il pourra en obtenir le remboursement ultérieurement lorsque la société aura la trésorerie suffisante.
Les sommes versées au titre de cet engagement de caution sont éventuellement déductibles du revenu imposable du dirigeant mais seront réintégrées au niveau du résultat de la société en cas de remboursement ultérieur.
Les frais d’habillement
Les frais liés à la présentation personnelle (achat de costume, coiffeur…) du dirigeant ne sont ni remboursables, ni déductibles du résultat. Excepté dans le cas de vêtements professionnels comme les robes d’avocats, blouses et autres équipements vestimentaires professionnels obligatoires.
Les amendes et pénalités
Les amendes, qu’elles soient liées à une infraction du code de la route ou à une faute de gestion sont toujours appliquées à titre personnel. Les sommes liées à ces amendes ne sont donc pas déductibles et remboursables par la société.
Vous avez d’autres questions sur les frais remboursables aux dirigeants ? Contactez l’un de nos experts SmartBooks.
