Afin d’assurer une gestion comptable optimale et conforme à la législation, plusieurs éléments méritent toute votre attention. La législation impose aux sociétés, pour la bonne tenue de leur comptabilité, d’être vigilants sur plusieurs points. Si vous respectez l’ensemble de ces obligations, votre gestion comptable en sera largement facilitée !
Une entreprise est tenue à des obligations légales concernant sa comptabilité qu’il s’agisse d’une personne morale ou d’une personne physique. Dans ce cadre, elle est tenue de fournir une comptabilité fidèle à la réalité.
Il est important de savoir que la présentation de documents comptables fictifs peut entraîner des sanctions pouvant aller jusqu’à une amende de 500 000 euros, voire 5 ans de prison.
L’entreprise a la possibilité de tenir elle-même sa comptabilité, mais il peut également s’en remettre à un professionnel, à condition que celui-ci soit un expert-comptable dûment inscrit au tableau de l’ordre, seul professionnel habilité à tenir ce rôle.
La comptabilité regroupe trois éléments importants :
- le bilan de l’entreprise faisant apparaître l’actif et le passif,
- le compte de résultat qui indique le bénéfice ou le déficit,
- l’annexe qui vient compléter le compte de résultat et le bilan,
- Les obligations au démarrage d’activité.
Pour une société, vous devrez ouvrir un compte bancaire professionnel et séparer vos affaires privées. Attention aux abus de biens sociaux : vos dépenses privées sont payées par votre compte privé, et les dépenses professionnelles par le compte de votre entreprise.
Si vous êtes en entreprise individuelle ou en microentreprise, l’ouverture d’un compte (courant) dédié à vos activités professionnelles suffira.
- Les obligations comptables et fiscales
Selon le Code de commerce (Articles L123-12 – L123-24), toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à :
- l’enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise
- contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, les éléments actifs et passifs du patrimoine de l’entreprise
- établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire
La loi oblige les dirigeants de SARL, EURL, SAS, SASU à déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce. Cela permet d’assurer une transparence financière sur la situation de leur entreprise.
Il est également obligatoire pour une entreprise de déclarer et payer ses impôts en matière d’impôt sur les bénéfices, de TVA ou d’autres impôts liés à l’activité professionnelle.
- L’organisation comptable
Au cours de son existence, une entreprise accumule de nombreuses pièces justificatives, à commencer par les factures reçues ou émises par ses soins. Il est impératif que ces pièces justificatives soient facilement et rapidement accessibles. Pour cela, un système de classement optimisé et rigoureux est nécessaire. Il permettra d’éviter certaines erreurs ou oublis.
De plus, un bon classement garantit que toutes les prestations ou ventes ont bien été facturées puis payées par le client. Pour l’expert-comptable de l’entreprise, c’est également l’assurance qu’il peut accéder à toutes les pièces justificatives nécessaires rapidement et sans difficulté. Un gain de temps considérable qui lui permet de consacrer toute son énergie à apporter des conseils efficaces concernant la gestion de la société concernée.
Tout document émis ou reçu par votre entreprise doit être conservé pendant certaines durées minimales. Ces délais de prescription, pendant lesquels l’administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.
Vous avez les délais de conservation en fonction du type de documents :
- Document civil et commercial (contrats, conventions, document bancaire, déclaration douane, police d’assurance, etc.), avec une durée moyenne de 2 à 30 ans.
- Les pièces comptables (livre, registre comptable, bon de commande, de livraison, facture client et fournisseur, etc.), valable 10 ans.
- Documents fiscaux (IR, IS, BIC, BNC, CFE, CVAE, etc.), valable 6 ans.
- Documents social pour une société commerciale (statuts d’une société, compte annuel, registre de titres nominatifs, etc.), avec une durée moyenne de 5 à 10 ans
- Gestion du personnel (bulletin de paie, contrats de travail, contrôle du CHSCT, déclaration d’accident du travail, etc.), avec une durée moyenne d’un à 5 ans
A noter : Si l’intégralité de la comptabilité ne peut pas être justifiée par des pièces, l’administration fiscale peut rejeter la comptabilité entière du contribuable et reconstituer elle-même le bénéfice imposable de l’entreprise.
- Le suivi régulier
4.1/ Des échéances
Une des clefs pour une bonne gestion comptable est de ne rater aucune échéance. Pour garantir le respect de celles-ci, vous devez tout d’abord faire le point sur toutes les obligations de déclarations que vous aurez à effectuer au cours de l’année. Vous devrez tenir à jour ce calendrier même si vous décidez d’avoir recours à un expert-comptable. Ainsi, vous devez connaître la nature des déclarations ainsi que leur date limite de dépôt. Grâce à cela, vous pourrez créer un rétro-planning où tous les domaines seront concernés.
4.2/ De la Caisse
Afin d’être recevables par l’administration fiscale, les récapitulatifs de caisse doivent être clairement détaillées. Des anomalies dans le tableau de suivi de caisse peuvent en effet entraîner un rejet de votre comptabilité. Les suivis de caisse doivent être journalières et mentionner les points suivants :
- ventilation des recettes (taux de TVA, types d’articles, quantités, etc.)
- mode de règlement des clients (espèces, chèques, chèques déjeuner, carte bancaire, etc.)
- contrôle des espèces en caisse : il est nécessaire de vérifier à chaque fin de journée que le solde théorique qui apparaît sur le tableau de suivi d’espèces équivaut au solde réel qui figure physiquement dans le tiroir-caisse, ce qui permet de corriger toute anomalie immédiatement avant que votre comptable ne vous le signale lors de l’établissement du bilan
- ventilation des remises en banque
- apports ou prélèvements personnels
A partir du 1er janvier 2018, les assujettis à TVA ont l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse sécurisé et certifié (article 88 de la loi de Finances pour 2016). Si cette obligation n’est pas respectée, le contribuable est passible d’une amende fiscale de 5 000 €. Vous devez donc vous rapprocher de votre prestataire de caisse informatique pour vous mettre en conformité avec la législation.
4.3/ Des coûts
Il est important de connaître en détail votre coût de revient et s’assurer que la marge soit suffisante pour couvrir vos charges externes. Cela vous permettra d’avoir une négociation plus fluide avec vos fournisseurs, et de ne pas vendre à perte avec vos clients.
Un quiproquo avec votre fournisseur, un encaissement accidentel de votre chèque, un défaut de trésorerie peut se présenter très vite…Et cela peut faire mal au portefeuille ! A vous d’être vigilant sur les relances en organisant un échéancier.
4.4/ Des comptes courants d’associés
Tout virement effectué de votre compte professionnel vers votre compte personnel peut constituer, en l’absence de raison valable (rémunération, remboursement d’un apport, etc.), un manquement à vos obligations et la possibilité de poursuites pour le délit d’abus de biens sociaux.
- Si vous êtes rattaché au régime des salariés (président de SAS / SASU, etc.)
En tant que président, vous êtes affilié au régime des salariés. Vous ne pouvez donc pas effectuer de prélèvements sur le compte courant d’associé en dehors de votre salaire, excepté si vous avez fait un apport personnel en compte courant et vous vous remboursez votre compte courant créditeur ou si vous effectuez un virement des dividendes actés dans un procès-verbal d’assemblée générale antérieur à la date des prélèvements.
- Si vous relevez du régime TNS (travailleurs non-salariés)
Votre rémunération doit avoir été validée par le procès-verbal avant le début de l’exercice. Vous ne pouvez pas vous rémunérer davantage.
A savoir : les articles L223-1 et L225-43 du code du commerce prévoient une nullité des comptes courants débiteurs dans les sociétés de capitaux et les SARL. En tant que dirigeant ou associé, vous engagez votre responsabilité. Le fait de prélever de l’argent en dehors de ces situations entraîne une position débitrice de votre compte courant d’associés : vous devez donc de l’argent à la société.
Si vous vous rendez compte que vous vous retrouvez dans une situation de compte courant débiteur, reversez immédiatement le trop perçu de votre compte bancaire personnel vers votre compte bancaire professionnel.
- Et votre expert-Comptable dans tout ça ?
Le rôle de l’expert-comptable n’est pas seulement de vous fournir un bilan en fin d’année car il serait trop tard pour l’entreprise et cela serait trop réducteur. Considérez le plutôt comme un partenaire privilégié de votre entreprise.
Le recours à l’un de nos experts vous permettra de :
- d’établir vos comptes annuels,
- vérifier la tenue de votre comptabilité,
- sécuriser les opérations comptables et fiscales,
- demander conseil sur votre activité
N’hésitez pas à faire appel à nos services.
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