Comment faire pour être plus productif au travail ?
Vous vous êtes sûrement déjà posé cette question plus d’une fois, et vous avez raison car chaque minute est précieuse donc ne la gaspillez pas à faire quelque chose qui n’ajoute aucune valeur à votre vie.
La meilleure façon de se mettre au travail est de diviser vos tâches, cela rend la charge de travail plus accessible et vous donne plus de facilité à vous lancer.
Vous devez vous concentrer sur une tâche à la fois quitte à mettre votre téléphone sur silencieux et ignorer vos emails. Il est important de ne pas diviser votre attention sur plusieurs tâches différentes, de ce fait il est préférable de favoriser la qualité plutôt que la quantité en attribuant un délai à chaque tâche pour plus de résultat.
1- La gestion du temps
Un bon moyen de commencer efficacement votre journée passe par une préparation de 15 à 30min la veille en fin de journée afin de définir les tâches importantes à effectuer pour le lendemain. De cette manière, vous savez exactement dans quel ordre organiser votre journée. Vous ne perdez pas de temps à réfléchir sur ce dont vous devez commencer, vous exécuter simplement ce qui est prévu.
Il existe plusieurs outils pour organiser vos tâches efficacement comme Trello un outil permettant d’organiser des projets sous forme de tableaux collaboratifs et personnalisables, eux même composés de listes et colonnes. L’utilisation d’un “time tracker” tel Timely pour vous aider à chronométrer vos missions et à les visualiser dans un calendrier. Vous pouvez également ajouter des membres de votre équipe pour évaluer les différentes charges de travail afin de mieux répartir les tâches.
2- Communiquez efficacement
Certain formats choisi nous font perdre beaucoup de temps et d’énergie quand ils ne sont pas utilisés avec pertinence. Pour palier à cette contrainte, vous pouvez utiliser des plateformes de communication tel Teams ou Slack vous permettant de communiquer rapidement par les messages instantanés ou en visioconférence en un quelques cliques.
Ces outils vous permettent de transférer des documents, tout en gardant un historique de l’activité de l’entreprise. De plus, vous pouvez également segmenter les différents services de l’entreprise en plusieurs espaces de travail complets et collaboratifs pour gérer des projets rapidement sans être surchargé d’emails.
Les plateformes collaboratives favorisent les échanges intra-services, elles simplifient la collaboration grâce l’intégration de divers applications et font remonter l’information pour être réactif face au changement.
En effet, si vous centralisez l’information, il est plus simple de tenir vos équipes motivées en dépassant la logique individuelle pour atteindre une logique de groupe.
La communication est un des facteurs clés de la cohésion sociale, la performance des équipes et donc de la productivité.
3- Les objectifs SMART
Un objectif SMART est un objectif (spécifique, mesurable, atteignable, réaliste, et temporel). Il doit être concis, compréhensible et efficace. Il est conseillé que vos objectifs soient formulés de manière simple et compréhensible par tous pour que vos collègues ne passent pas à côté de vos demandes.
Cette méthode vous incite à programmer différentes étapes de votre stratégie, à vous fixer une date butoir, et à avoir des retours chiffés à analyser.
4- Les automatisations
Les automatisations désignent un ensemble de logiciels permettant d’automatiser les opérations marketing , les tâches administratives ou de gestion. Les tâches à faible valeur ajoutée telles que l’envoi d’e-mails, la programmation de campagnes publicitaires sur réseaux sociaux , et la récolte de données doivent être automatisées pour gagner en productivité.
Les automatisations s’adressent notamment à la gestion d’entreprise et les plannings afin d’attribuer la bonne tâche à la bonne personne dans le but d’améliorer l’organisation d’une entreprise.
5- Découvrez votre zone
Vous devez analyser vos méthodes de travail actuelles et repérez à quelles heures précises vous êtes plus concentré(e). Le fait de découvrir votre état de “flow” vous permettra de planifier vos tâches les plus importantes quand vous êtes dans un état de conscience optimal. Ecoutez-vous afin de savoir ce qui favorise cet état durant lequel vous vous oubliez complètement dans une activité et vous êtes hyper-concentré(e). Vous pouvez améliorer cette aptitude à atteindre l’état de “flow” à travers la pratique.
Pour cela, selon Everlaab vous devez :
- mettre en place un système de productivité (organiser vos journées au quotidien pour travailler plus sereinement)
- éliminer les sources de distraction
- méditer pour faciliter l’état de flow
- créer votre propre rituel afin de déclencher votre état de flow
- doser la difficulté (vous devez choisir un challenge difficile mais que vous vous sentez capable de relever).
L’astuce pour être plus productif est de façonner intelligemment sa méthode de travail pour accomplir ses missions plus rapidement sans augmenter sa charge de travail. Smartbooks Réunion comptabilité en ligne travaille avec un plateforme collaborative afin de vous simplifier la vie comptable en automatisant les tâches à faible valeur ajoutée.
